Ladies, sebagai profesional pasti kita ingin benar-benar hadir hanya dalam rapat yang efektif. Sayangnya, di antara kita pasti pernah (atau bahkan sering) terjebak dalam rapat yang menyebalkan, yang membuat kita merasa membuang waktu percuma. Kita merasa rapat itu tidak perlu diadakan, bisa jadi karena apa yang dibahas dalam rapat tersebut sebenarnya cukup dibahas lewat e-mail atau texting saja. Atau mungkin karena rapat diadakan mendadak tanpa ada agenda yang jelas, pembahasan menjadi tidak berjalan lancar.
Apapun alasannya, pastikan kamu tidak terjebak lagi dalam situasi rapat serupa, atau bahkan menjadi penyelenggara dari rapat yang membuat orang lain menyesal menghadirinya. Berikut ini panduan dari Chic Managers untuk membantu kamu menyusun rapat yang efektif:
1. Buat agenda rapat yang jelas
Saat kamu mengundang tim untuk hadir dalam rapat, pastikan kamu sudah menyampaikan bukan hanya waktu dan tempat, tetapi juga agenda rapat tersebut—apa tujuan rapat diadakan, topik-topik apa yang akan dibahas, dan apa yang sebaiknya disiapkan atau dibawa oleh peserta dalam rapat tersebut.
Agenda rapat membantu kita dalam mengatur waktu dan menentukan prioritas topik-topik penting untuk dibahas dalam rapat. Dengan begitu rapat tak berlangsung sia-sia serta dapat mulai dan selesai sesuai dengan waktu yang dialokasikan.
Ketika kamu diundang hadir dalam rapat pun, tak ada salahnya kamu menanyakan agenda rapat kepada pihak yang mengundang. Dengan melakukan itu, kamu secara tidak langsung mengingatkan si pengundang untuk menyiapkan rapat yang lebih terstruktur sekaligus membantu dirimu agar bisa mempersiapkan materi yang perlu dibahas dengan baik.
2. Pastikan peserta yang diundang rapat relevan
Ketika membuat agenda rapat, kamu juga perlu memikirkan siapa saja yang akan kamu undang dalam rapat. Sebelum undangan dikirimkan, cross check lagi siapa saja orang yang benar-benar penting dan harus hadir dalam rapat. Jangan sampai kamu menyia-nyiakan waktu orang lain karena persiapan yang kurang baik.
Sebaliknya, saat kamu menerima undangan rapat, pastikan pula kamu melihat agenda rapat tersebut memang relevan dengan pekerjaan dan fungsimu di perusahaan. Selalu berikan respons kepada pengirim untuk memastikan kehadiranmu, atau siapa yang akan menjadi wakilmu bila kamu tidak bisa hadir. Memberikan respons sangat membantu pihak pengundang untuk mempersiapkan rapat, terutama untuk pembagian waktu dan logistik.
Bila kamu orang yang sibuk dan sering kali multitasking dalam mengerjakan tugas, ada baiknya kamu memanfaatkan teknologi untuk membantu mengorganisir kegiatanmu. Ada banyak aplikasi produktif yang bisa kamu install di laptop maupun smartphone untuk mengatur jadwal dan rapat.
3. Jalankan fungsi moderasi
Saat kamu memimpin rapat, pastikan kamu menjalankan fungsi moderasi dengan baik. Di awal rapat, sampaikan kembali tujuan diadakannya rapat beserta dengan rundown-nya. Pastikan semua yang hadir sudah saling mengenal, agar diskusi dapat berjalan lebih lancar.
Rapat yang efektif seharusnya bisa dimulai dan selesai tepat waktu. Berikan kesempatan bagi para peserta untuk dapat menyampaikan pemikiran mereka, tapi jangan sampai berlarut-larut dan berakibat out of topic atau bahkan membuat rapat menjadi ajang debat kusir.
Di akhir rapat, sampaikan kesimpulan singkat dari rapat dan follow-up yang akan dilakukan. Segera setelah itu, kirimkan notula rapat kepada semua peserta melalui e-mail.
4. Manfaatkan teknologi
Ada kalanya, tidak semua peserta yang diharapkan hadir bisa ikut serta dalam rapat. Manfaatkanlah kemudahan dari penggunaan teknologi untuk menghadirkan tim yang berada di lokasi remote ke dalam rapat lewat video call. Materi-materi yang dibahas dalam rapat juga bisa dengan mudah dibagikan kepada para peserta rapat melalui aplikasi sharing dokumen.
Meski begitu, satu hal yang juga penting diingat, pastikan semua yang hadir dalam rapat untuk fokus. Kamu bisa meminta mereka mengurangi distraksi dengan menyingkirkan smartphone untuk sementara, atau menyetelnya dalam silent mode.
Nah Ladies, ternyata tidak sulit kan untuk mempersiapkan rapat yang efektif? 😉
