Ladies, apa kamu sering merasa waktu 24 jam sehari tidak cukup untuk melakukan hal-hal yang kamu inginkan? Atau kamu sering terpukau melihat orang lain bisa menyelesaikan satu hal dan mulai mengerjakan hal lainnya lagi dalam waktu singkat? Kamu mungkin heran apa yang menjadi kunci sukses mereka dalam mengelola waktu.
Kunci dari time management (pengelolaan waktu) ada pada bagaimana kita menentukan prioritas dalam menyelesaikan pekerjaan. Jadi sebenarnya, yang perlu kita perbaiki di awal adalah cara kita mengatur prioritas itu sendiri.
Berikut beberapa pertanyaan yang dapat membantu kamu dalam menentukan prioritas:
1. Apa yang perlu diselesaikan saat ini?
Penekanan pada waktu sekarang atau saat ini membuat kita memilih tugas atau pekerjaan yang memang benar-benar penting dan harus segera diselesaikan. Jangan karena mendadak kita teringat ingin melakukan sesuatu yang sudah lama kita ingin lakukan, lantas kita langsung menjadikannya sebagai prioritas. Keputusan-keputusan random seperti itu tentu akan mengganggu keseluruhan jadwal kita. Oleh karena itu, urutkan hal-hal yang perlu kamu selesaikan berdasarkan skala prioritas.
2. Apakah saya bekerja sendiri, atau melibatkan orang lain?
Setelah kita menentukan tugas-tugas yang akan diselesaikan berdasarkan skala prioritas, coba cek lagi apakah tugas-tugas tersebut dapat kita selesaikan sendiri atau kita membutuhkan bantuan orang lain untuk menyelesaikannya. Misalnya, setelah satu tugas telah kita kerjakan, apakah kita masih membutuhkan bantuan dari divisi lain untuk benar-benar menyelesaikannya, atau kita masih perlu menunggu pengecekan dan meminta persetujuan dari atasan untuk hasil finalnya?
Bila ada tugas-tugas yang melibatkan orang lain dalam penyelesaiannya, maka kamu perlu memperhitungkan lagi soal target waktu penyelesaiannya.
3. Kapan deadline saya?
Setiap tugas ada deadline-nya. Pastikan kita menyelesaikannya tepat waktu, sesuai dengan deadline. Apa lagi jika tugas tersebut melibatkan orang lain untuk menyelesaikannya.
Aturlah deadline untuk diri kamu sendiri sebelum deadline yang telah ditentukan untuk bersama. Memiliki deadline sendiri akan memberi kamu buffer waktu jika sewaktu-waktu kamu menghadapi kendala saat menyelesaikan tugas tersebut.
Panduan berikut dapat membantu kamu dalam mengelola waktu:
- Get organized
Miliki jurnal untuk mencatat tugas, appointment, meeting, deadline, serta rencana-rencana yang akan kamu kerjakan, baik secara tertulis maupun menggunakan aplikasi di smartphone. Dengan demikian kamu akan mudah mengingatnya. Memberikan tanda atau warna tertentu pada tugas dengan prioritas tertinggi juga dapat membantu.
- Kurangi distraksi
Sering kali waktu kita tanpa sengaja dan tanpa terasa habis untuk membaca email yang kurang penting atau untuk memantau timeline media sosial. Saat berlari dengan deadline, keluarlah dari akun-akun media sosial kamu atau matikan fitur push notification-nya untuk sementara. Fokus dahulu pada pekerjaan yang ingin diselesaikan, jangan sampai waktu kamu terbuang percuma karena gangguan dari media sosial.
Ladies, semoga setelah membaca artikel dari Chic Managers ini kita bisa sama-sama belajar untuk mengelola waktu dan menentukan prioritas ya. 🙂
